Do czego służy podpis kwalifikowany?

Praca zdalna, organy administracji publicznej online, zawieranie umów na odległość, porozumienia między kontrahentami ustanawiane za pośrednictwem internetu to rzeczywistość, w której obecnie żyjemy. Wszystko to sprawia, że coraz popularniejsze stają się cyfrowe narzędzia biznesowe. Jednym z nich jest elektroniczny podpis kwalifikowany. Co to takiego i do czego służy podpis kwalifikowany?

Czym jest i jaką funkcję pełni podpis kwalifikowany?

Podpis kwalifikowany działa na takiej samej zasadzie, jak własnoręcznie złożony podpis na papierze. Uwierzytelnia on dokument oraz stanowi dowód, że składający taki podpis zgadza się z zawartymi w tym dokumencie warunkami. Podpis kwalifikowany ma moc prawną, a jego funkcjonowanie i stosowanie reguluje ustawa o podpisie kwalifikowanym – Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.

Podpis kwalifikowany to podpis elektroniczny posiadający identyczną moc prawną, co podpis własnoręczny. Jest on poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, który pozwala na weryfikację osoby składającej podpis i tylko ona może go używać.

Podpisem kwalifikowanym można poświadczyć dowolny dokument.

W przeciwieństwie do profilu zaufanego przy pomocy podpisu kwalifikowanego można nie tylko załatwiać na odległość sprawy administracyjne, lecz także przykładowo zawierać skomplikowane umowy biznesowe online czy też brać udział w aukcjach elektronicznych na platformach przetargowych.

W jakich sytuacjach można użyć podpisu kwalifikowanego?

• Podpisywanie deklaracji w systemie Płatnik.
• Uwierzytelnianie na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS).
• Składanie deklaracji podatkowych online w Urzędzie Skarbowym.
• Podpisywanie i składanie sprawozdań finansowych do KRS.
• Przekazywanie organom podatkowym Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK).
• Rejestracja i identyfikacja wykonawców uczestniczących w aukcjach/przetargach.
• Podpisywanie umów oraz udział w aukcjach za pośrednictwem elektronicznych platform przetargowych.
• Potwierdzanie tożsamości w urzędach oraz pomiędzy pracownikami jednostek administracji publicznej.
• Przesyłanie do GIIF informacji o transakcjach finansowych.
• Transfer Jednolitych Europejskich Dokumentów Zamówienia (JEDZ).
• Podpisywanie i pobieranie akt pracowniczych osób zatrudnionych oraz zleceniobiorców.
• Zawieranie umów cywilno-prawnych online.
• Udział w zabezpieczonych aukcjach i przetargach elektronicznych.
• Przesyłanie faktur elektronicznych drogą elektroniczną.